Was gehört in eine Datenschutzerklärung für die Webseite

Sobald eine Webseite Daten ihrer Besucher verarbeitet, muss sie darüber aufklären. Was gehört in eine Datenschutzerklärung ist deshalb eine Frage, die jeden Seitenbetreiber betrifft. Schon wenn der Server beim Seitenaufruf die IP-Adresse eines Besuchers speichert, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Die Datenschutzerklärung erklärt in verständlicher Form, welche Daten das sind, auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck Sie sie nutzen und welche Rechte die Besucher haben. Rechtlicher Rahmen ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz. Dieser Text gibt eine fachliche Orientierung, ersetzt aber keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Schema dazu, was in eine DatenschutzerklÃ¤rung gehÃ¶rt: erhobene Daten, Zweck und Besucherrechte

Wozu die Datenschutzerklärung für die Webseite da ist

Der Text schafft Transparenz. Besucher sollen nachlesen können, was mit ihren Daten geschieht, bevor sie eine Seite nutzen. Das ist keine freiwillige Geste, sondern eine Pflicht aus Artikel 13 DSGVO. Fehlt die Erklärung oder ist sie unvollständig, drohen Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde und im schlimmsten Fall Bußgelder. Sie sollte daher von jeder Seite aus über einen festen Link im Fußbereich erreichbar sein, getrennt vom Impressum.

Wichtig ist, dass der Text zu Ihrer Seite passt. Eine kopierte Vorlage, die Dienste aufführt, die Sie gar nicht nutzen, ist genauso falsch wie eine fehlende Angabe. Schreiben Sie nur das hinein, was bei Ihnen wirklich passiert.

Datenschutzerklärung für die Webseite: Pflichtinhalte

Bestimmte Angaben müssen in fast jeder Datenschutzerklärung stehen. Die folgende Liste nennt die zentralen Punkte:

Wer verantwortlich ist, also Name und Kontakt des Betreibers.
Welche Daten erhoben werden, etwa beim Aufruf der Seite oder über Formulare.
Auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt.
Zu welchem Zweck die Daten genutzt werden.
Wie lange die Daten gespeichert bleiben.
Welche Rechte Besucher haben, etwa auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung.

Diese Bausteine bilden das Gerüst. Je nach Seite kommen weitere Abschnitte hinzu, etwa zu eingebundenen Diensten oder zum Hosting.

Datenschutzerklärung für die Webseite: Rechtsgrundlage nennen

Zu jeder Verarbeitung gehört eine Rechtsgrundlage aus Artikel 6 DSGVO. In der Praxis zählen vor allem zwei: die Einwilligung des Besuchers (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) und das berechtigte Interesse des Betreibers (Buchstabe f). Eine Einwilligung brauchen Sie zum Beispiel für Statistik- oder Werbe-Cookies, die der Besucher über das Cookie-Banner bestätigt. Auf das berechtigte Interesse stützen Sie etwa die kurzzeitige Speicherung von Server-Logs zur Abwehr von Angriffen. Der Unterschied ist wichtig: Bei der Einwilligung muss der Besucher aktiv zustimmen und kann jederzeit widerrufen.

Genauso konkret sollte die Speicherdauer sein. Statt einer vagen Formel nennen Sie einen Zeitraum oder ein klares Kriterium. Server-Logfiles werden üblicherweise nach wenigen Tagen bis zu sieben Tagen gelöscht. Daten aus einem Kontaktformular bewahren Sie nur so lange auf, wie die Anfrage bearbeitet wird, danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht greift.

Datenschutzerklärung für die Webseite bei einer Galerie

Eine Galerie verarbeitet oft mehr Daten, als man denkt. Die Tabelle zeigt typische Vorgänge, die passende Rechtsgrundlage und einen Anhaltspunkt zur Speicherdauer.

Vorgang	Was Sie erklären sollten	Typische Rechtsgrundlage
Seitenaufruf	Speicherung der IP-Adresse in den Server-Logfiles	berechtigtes Interesse, kurze Speicherdauer
Kontaktformular	welche Felder erhoben und wofür sie genutzt werden	Einwilligung oder Vertragsanbahnung
Eingebundene Karten oder Videos	dass dabei Daten an andere Anbieter fließen	Einwilligung über das Banner
Hosting	dass ein Dienstleister die Daten im Auftrag verarbeitet	Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO

Den Punkt Hosting übersehen viele. Wer seine Seite bei einem Anbieter mietet, gibt die Besucherdaten technisch an diesen Dienstleister weiter. Dafür schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und nennen das Hosting in der Erklärung.

Datenschutzerklärung für die Webseite: Muster für Logfiles

Der Logfile-Abschnitt fehlt in vielen Erklärungen, dabei trifft er fast jede Seite. Den folgenden Textbaustein können Sie als Ausgangspunkt übernehmen und an Ihre Speicherdauer anpassen:

Baustein

Beispieltext zum Anpassen

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf dieser Seite erfasst der Server automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt. Dazu zählen die gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Datei, der Browsertyp und das Betriebssystem. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Die Logfiles werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.

Passen Sie den Zeitraum an Ihre tatsächliche Konfiguration an und kürzen Sie die IP-Adresse nur dann an, wenn Ihr Server das wirklich tut. Schreiben Sie nichts hinein, was bei Ihnen nicht stimmt.

Datenschutzerklärung für die Webseite aktuell halten

Eine Datenschutzerklärung ist kein Text, den man einmal schreibt und vergisst. Binden Sie ein neues Formular, ein Video oder einen externen Dienst ein, muss der Text mitwachsen. Prüfen Sie ihn nach jedem größeren Umbau und ergänzen Sie neue Dienste. Ein typischer Fehler ist dabei die Angst vor zu viel Offenheit: Wer ein Formular betreibt, im Text aber nichts davon erwähnt, fällt genau dadurch auf. Lieber ehrlich benennen, was passiert. Wer weiß, was gehört in eine Datenschutzerklärung, baut den Text Punkt für Punkt auf und behält auch bei einer wachsenden Seite den Überblick über die eigenen Pflichten.

Häufige Fragen

Bei der Datenschutzerklärung hängt fast alles davon ab, was auf der eigenen Galerie wirklich passiert, und dazu hier konkrete Antworten.

Welche Pflichtinhalte muss eine Datenschutzerklärung enthalten?

Zentral sind fünf Punkte: wer verantwortlich ist (Name und Kontakt), welche Daten erhoben werden (etwa beim Seitenaufruf oder über Formulare), zu welchem Zweck, wie lange sie gespeichert bleiben und welche Rechte Besucher haben, zum Beispiel auf Auskunft oder Löschung. Grundlage ist die DSGVO, dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie formuliere ich den Abschnitt zu den Server-Logfiles?

Ein kopierbarer Baustein lautet sinngemäß: "Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei und Browsertyp in Logfiles. Diese dienen dem sicheren Betrieb und werden nach einer kurzen Frist gelöscht." Passen Sie die genannte Speicherfrist an Ihre tatsächliche Löschpraxis an.

Muss ich eine Datenschutzerklärung auch ohne Kontaktformular haben?

Ja, denn schon der Webserver speichert beim Aufruf die Adresse des Besuchers, das ist bereits eine Datenverarbeitung. Eine kopierte Vorlage hilft hier wenig: Sie führt oft Dienste auf, die Sie gar nicht nutzen, und lässt weg, was bei Ihnen wirklich geschieht. Schreiben Sie nur das hinein, was tatsächlich passiert.