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| Mailpostfach beim Hosting: Zustellung, Abruf und Speicher
Mit der eigenen Galerie kommt auch Post: Der Hoster schickt Zugangsdaten und Rechnungen, Besucher schreiben an die Adresse aus dem Impressum, und Vereinsmitglieder mailen ihre Fotos vom Sommerfest. All das landet in einem Mailpostfach. Gemeint ist ein Speicherbereich auf dem Mailserver Ihres Hosters, der zu genau einer Adresse gehört, etwa kontakt@ihrverein.de. Laptop und Handy holen die Nachrichten dort ab. Wie viel Speicher es hat, legt meist der Webspace-Tarif fest.
Der Weg einer Mail bis ins MailpostfachSchreibt Ihnen ein Vereinsmitglied, gibt sein Mailprogramm die Nachricht zuerst bei seinem eigenen Mailserver ab. Das geschieht per SMTP über Port 587, mit Benutzername und Passwort. Dieser Server muss nun herausfinden, wer Post für ihrverein.de annimmt. Dazu fragt er im DNS Ihrer Domain nach dem MX-Eintrag, den Ihr Hoster beim Einrichten gesetzt hat. Mit der Antwort reicht er die Nachricht per SMTP über Port 25 an den Mailserver Ihres Hosters weiter. Dort prüft sie der Spamfilter, danach liegt sie im Postfach. Das Diagramm zeigt die Stationen und die Rückfrage beim DNS-Server.  Nach einem Hosterwechsel ist der MX-Eintrag die häufigste Fehlerquelle: Die Website läuft tadellos, neue Mails gehen aber noch an den alten Anbieter. Wie Sie den Eintrag nachsehen und ändern, zeigt der Artikel Was ist ein DNS Eintrag. IMAP oder POP3: die Wahl mit mehreren GerätenAngenommen, Sie lesen die Vereinspost am Laptop und am Handy. Mit IMAP bleibt jede Nachricht auf dem Server, und beide Geräte zeigen denselben Stand. Was Sie am Handy gelesen oder gelöscht haben, ist es am Laptop auch. Mit POP3 lädt das Gerät, das zuerst nachfragt, die Mail herunter. Ob sie danach auf dem Server bleibt, regelt eine Einstellung im Mailprogramm, meist „Kopie auf dem Server lassen“ oder „vom Server löschen“ genannt. Steht sie auf Löschen und hat der Laptop die Fotos vom Sommerfest schon abgeholt, sucht man sie am Handy vergeblich. Antworten verschicken Sie in beiden Fällen gleich: per SMTP über Port 587 an den Mailserver Ihres Hosters.  Für fast alle Galeriebetreiber ist deshalb IMAP die richtige Wahl. Die Tabelle fasst die Einstellungen zusammen:
Manche Hoster nennen für den Versand Port 465 mit SSL/TLS statt 587. Die Servernamen, oft in der Art imap.ihrverein.de, stehen in der Hilfe des Hosters. Postfach, Weiterleitung oder Alias?Bevor Sie eine Adresse anlegen, lohnt die Frage, welche Art Sie brauchen. Ein Postfach speichert Mails. Eine Weiterleitung schickt eingehende Post sofort an eine andere Adresse, ohne etwas aufzubewahren. Ein Alias ist ein zweiter Name für ein vorhandenes Postfach: Was an info@ geht, landet im Postfach von kontakt@.
Postfach anlegen und im Mailprogramm einrichtenDie Menünamen unterscheiden sich von Hoster zu Hoster, der Ablauf kaum:
Wie viel Speicher braucht ein Mailpostfach?Den Speicher je Postfach nennt die Leistungsbeschreibung des Tarifs, bei Webhosting-Paketen häufig 1 bis 10 GB. Ist die Grenze erreicht, nimmt der Mailserver keine neuen Nachrichten mehr an. Ob er sie vorläufig oder endgültig abweist, entscheidet die Einstellung des Hosters. Im ersten Fall versucht es der Server des Absenders später erneut, im zweiten bekommt der Absender eine Unzustellbarkeitsmeldung und muss die Mail noch einmal schicken. Bei einer Galerie füllen vor allem Fotoanhänge den Speicher, und im Postfach sind sie größer als auf der Festplatte. Für den Versand wandelt das Mailprogramm jeden Anhang in reine Textzeichen um (Base64-Kodierung). Dabei wächst er um ein Drittel, mit den eingefügten Zeilenumbrüchen um rund 37 Prozent. Ein Foto mit 5 MB belegt im Postfach also rund 6,8 MB. Ein Beispiel: Nach dem Sommerfest schicken fünf Mitglieder zusammen 40 Fotos mit je rund 5 MB. Auf der Festplatte sind das 200 MB, im Postfach rund 275 MB. Bei 2 GB Speicher belegt dieses eine Fest gut 13 Prozent, bei 1 GB mehr als ein Viertel. Planen Sie für eine Adresse, an die regelmäßig Fotos gehen, deshalb mindestens 2 GB ein. Papierkorb und Gesendet-Ordner zählen mit. Auch die einzelne Mail ist begrenzt, meist auf 20 bis 50 MB nach der Umwandlung. Bei einer Grenze von 25 MB passen drei Handyfotos zu je 5 MB in eine Nachricht, zusammen gut 20 MB. Mit einem vierten wären es rund 27 MB, und die Mail käme nicht mehr durch. Bitten Sie die Fotografen deshalb um höchstens drei Bilder je Mail. Wenn Mails fehlen oder im Spam landenFehlt eine angekündigte Mail mit Fotos, liegt sie oft im Spam-Ordner: Große Anhänge von unbekannten Absendern sortiert der Filter gern dorthin. Schauen Sie nach jedem Fest dort nach, denn viele Hoster leeren den Ordner nach einigen Wochen. Landen umgekehrt Ihre eigenen Einladungen bei den Mitgliedern im Spam, fehlen meist DNS-Einträge, die Ihre Mails als echt ausweisen. SPF nennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen, DKIM versieht jede Mail mit einer Signatur. Beides setzen die meisten Hoster selbst, wenn Domain und Postfach bei ihnen liegen. DMARC legt fest, was mit Mails geschehen soll, die diese Prüfung nicht bestehen, und muss oft von Hand ergänzt werden. Ein vorsichtiger Anfang ist ein TXT-Eintrag mit dem Namen Fotoeinsendungen für die Galerie sammelnDas Bildergalerie-Script verschickt selbst keine E-Mail. Es hat kein Kontaktformular und keine Funktion „Passwort vergessen“, und der Installer fragt nur nach „Benutzername“ und „Passwort“ für die Verwaltung. Ein vergessenes Passwort setzen Sie deshalb in phpMyAdmin direkt in der Datenbank zurück, wie die Anleitung Passwort für den Adminbereich vergessen zeigt. Mit Mail haben Sie trotzdem zu tun, sobald Mitglieder ihre Fotos als Anhang schicken. Damit nach einem Fest nicht 40 Bilder verstreut im Posteingang liegen, hilft ein fester Ablauf:
Wie Sie 40 Bilder auf einmal hochladen, erklärt der Ratgeber zum Massen-Upload von Bildern, bei Abbrüchen hilft Upload schlägt fehl. Wer den Ablauf mit eigenen Fotos ausprobieren will, kann das Bildergalerie-Script kostenlos herunterladen. Häufige FragenWas tun, wenn das Postfach voll ist?Schaffen Sie zuerst Platz, denn solange das Postfach voll ist, werden neue Mails abgewiesen. Gespeicherte Nachrichten gehen dabei nicht verloren. Leeren Sie Papierkorb und Gesendet-Ordner, sichern Sie große Anhänge auf dem Rechner und löschen Sie die Mails danach. Wer Ihnen in der Zwischenzeit geschrieben und eine Fehlermeldung bekommen hat, muss seine Mail noch einmal schicken. Was passiert mit meinen Mails, wenn ich den Hoster wechsle?Sie ziehen nicht von selbst mit. Legen Sie beim neuen Hoster zuerst dieselben Adressen an und stellen Sie dann den MX-Eintrag um. Weil andere Server den alten Eintrag eine Weile zwischenspeichern, treffen noch Stunden später Mails beim alten Anbieter ein. Richten Sie beide Konten per IMAP ein, ziehen Sie die Ordner hinüber und kündigen Sie den alten Tarif erst nach einigen Tagen. Braucht die Bildergalerie eine eigene Mailadresse?Nein. Das Script verschickt keine Mails und fragt bei der Installation keine Adresse ab. Ein Postfach brauchen Sie nur für sich: für Post vom Hoster und für Fotos, die andere Ihnen schicken. Verwandte Themen
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